Misturar as contas pessoais e empresariais impede um cuidado melhor da saúde financeira da empresa, uma vez que essa confusão patrimonial dificulta a avaliação real dos resultados nos negócios e pode interferir na tomada de decisões.
Apesar de empresas de médio porte (e até algumas relativamente grandes) também enfrentarem o problema de separar o que é da empresa e o que é do sócio, esse erro é mais comum nas micros e pequenas.
Cálculos e Anotações
Para ter um panorama real da situação, a Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) destaca ser necessário fazer anotações e cálculos que permitam, ao fim de cada semana ou mês, avaliar todos os aspectos do negócio.
Por exemplo, um pequeno empresário que trabalha com aplicativos de transporte deve listar alguns itens em um caderno, ou em uma planilha de Excel, como:
Horário que começa a trabalhar;
Horário que termina de atender;
Quilometragem rodada, por dia, a trabalho;
Quilometragem total rodada por dia;
Gasolina gasta para rodar a trabalho apenas (não contabilizar o que se gasta de gasolina realizando outras atividades). O ajuste deve ser feito com base na proporção de quilômetros rodados para trabalho em relação ao total rodado;
Manutenção: se o veículo for utilizado apenas para trabalho, 100% da manutenção deve ser imputada como custo. Se, por exemplo, o MEI roda 90% dos quilômetros a trabalho e 10% a lazer, ou para outras tarefas domésticas ou pessoais, o correto é anotar 90% dos gastos com manutenção incorporados para a empresa e 10% para a pessoa física do MEI;
Seguros, taxas, impostos (IPVA) ou eventualmente valor do aluguel referentes ao veículo: mesmo critério de apropriação da manutenção, tendo como base a proporção de quilômetros rodados para trabalho;
Alimentação ao longo da jornada de trabalho deve ser considerada como custo da empresa;
Roupas exclusivamente utilizadas para o trabalho devem ser consideradas gastos da empresa;
Gastos de celular: planos de dados e linha de telefone devem ser rateados entre o uso profissional e o uso doméstico. Esta fórmula é um pouco mais complexa, pois depende do plano e do uso de cada membro da família em planos familiares, por exemplo, mas é possível calcular com base nas horas trabalhadas em relação ao total de horas da semana, como um indicativo de custos a serem imputados à empresa;
Receita total da empresa a cada dia ou semana.
Essas são 11 regras básicas que podem ser adaptadas para outros tipos de empreendimento para avaliar de forma mais clara as receitas e as despesas da empresa, bem como os custos da vida pessoal do MEI ou do pequeno empreendedor.
Análise
Com base nestas informações, é possível analisar se o empreendedor precisa trabalhar mais horas ou pode descansar mais; se o negócio é, de fato, viável; se pode ser expandido para outros membros da família; se os resultados líquidos entre receitas e despesas são bons; e se o dinheiro gasto com a família diariamente “cabe” na empresa – ou se falta contabilizar manutenção, depreciação, gasolina, alimentação, entre outros.
O ideal é que as anotações sejam diárias e, ao menos uma vez por mês, consolidadas. Após isso, faça uma análise crítica de todos esses números, possibilitando decisões estratégicas (sim, MEI pode e deve tomar decisões estratégicas), que vão desde mudanças de local de alimentação, de horários de trabalho ou de posto de gasolina (no caso do exemplo) até mudança de ramo. Decisões racionais precisam ser tomadas baseadas em dados – e, para isso, use o Excel ou o caderninho.
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