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Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

A diferença entre recibo e nota fiscal é que o primeiro dá quitação de dívida, atestando o pagamento de serviço ou produto; já a nota fiscal comprova também o direito de posse do bem comercializado – e por isso mesmo é a única que vale para transportes.


Quando a empresa emite uma nota fiscal, ela está transferindo a propriedade do produto adquirido para o comprador.


Dessa forma, não existe a possibilidade de se entregar um recibo para formalizar uma venda de produto: faltaria ao comprador um documento comprovando não somente o pagamento, mas lhe permitindo a posse.


Quando alguém viaja ao exterior, por exemplo, e precisa demonstrar que está saindo do país com um equipamento legalizado, é exigida a nota fiscal de compra.


É possível que você já tenha se deparado com regras sobre esse assunto quando foi enviar algum tipo de item para outra pessoa distante: os serviços de transporte normalmente exigem uma nota fiscal para você fazer a remessa.


As empresas legalmente registradas passam a emitir notas fiscais, podendo ser de produtos ou serviços (sim, há mais de um tipo de nota fiscal disponível).


Como já vimos, no caso de produtos o documento registra a posse do item adquirido, servindo também como registro contábil – o que origina o recolhimento dos impostos. No caso dos serviços, a nota fiscal registra a transação financeira e contábil.


Quem trabalha com vendas de grande volume precisará de um software ou equipamento que permita emitir rapidamente o documento, mas quem trabalha com serviços e não tem necessidade de emissão tão ágil pode utilizar serviços disponibilizados online com facilidade.


Muitas prefeituras oferecem, de forma pública, o emissor de nota fiscal para serviços. Informe-se sobre como emitir nota fiscal, conforme o tipo de documento necessário.


O recibo, por outro lado, é um atestado de pagamento, registrando que a transação financeira referente a um serviço ou produto ocorreu corretamente – podendo ser utilizado para comprovar que a dívida foi quitada, por exemplo.


Ele também tem valor para apuração de impostos e tributos, para os tipos de transações nas quais a legislação permite que este documento seja utilizado.


O que é recibo?


O recibo é um documento que comprova a quitação de uma dívida parcial ou total, mediante a assinatura de quem recebeu o valor pago. Dessa forma, é possível confirmar o recebimento do valor.


Muitas vezes esse processo ocorre sem a assinatura em punho, apenas com um comprovante de pagamento e recebimento, assegurando as duas partes envolvidas, vendedor e comprador.


Para preenchê-lo de forma a garantir validade fiscal, os dados devem constar da maneira correta, constando, por exemplo, o tipo de serviço, data de execução ou entrega, entre outras informações essenciais. Em caso de recibos manuais, você deve evitar rasuras, letras ilegíveis ou danos no papel.


Emitir o recibo de pagamento é imprescindível para obter um controle financeiro. Também é importante para os profissionais liberais estarem em dia com o fisco e evitar multas.


Pode-se utilizar o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), recurso comum em empresas que contratam profissionais de diversas cidades, mas não possuem um CNPJ para serviços únicos ou que são realizados de tempos em tempos.


Além disso, nesses casos, a emissão é autorizada com valor fiscal em casos de aluguel, já que nessa situação não há emissão de nota fiscal.


Atenção: o responsável precisa manter os recibos emitidos bem seguros e guardados, para que sejam declarados posteriormente à Receita Federal, se forem utilizados para fins contábeis.


O que é nota fiscal?


A nota fiscal é um documento que contém informações sobre uma venda, independentemente se foi uma prestação de serviço ou um produto.


Seu objetivo é focar na venda e nela detalham-se as informações da pessoa vendedora e do comprador para apuração de impostos.


A principal função é evitar a sonegação de impostos. Isso porque a nota fiscal serve como cobrança de tributos ao fisco e é uma prestação de contas, por assim dizer. Quando não emitida, pode levar a empresa a futuros problemas com a Receita Federal.


Para o modelo impresso, é necessário obter um formulário fornecido pelo governo. Já o modelo de nota virtual, ou seja, o que é emitido pela internet, é feito com preenchimento no próprio site da Secretaria da Fazenda, servindo como registro de venda de mercadorias ou de serviço. Essa modalidade conta com uma assinatura digital como garantia.


No caso de comércio de bens, a nota é obrigatória para confirmar a posse da mercadoria e não pode ser substituída — nem mesmo pelo recibo.


Contudo, em situações onde a venda é de varejo, o cupom fiscal pode fazer as vezes da nota fiscal, substituindo-a com valor similar. A diferença é que pelo cupom não é possível identificar o cliente com seus dados.


Por esta razão, para comprovar posse, quando você compra um produto via internet, a empresa vendedora envia junto com o item comprado uma nota fiscal com os seus dados, fornecidos por você, e não um simples cupom, além de enviar, também, por e-mail a nota.


Para os casos de prestação de serviços em que a Nota Fiscal de Serviços se faz necessária, mas o sistema se encontra fora do ar, permite-se a emissão de um RPS (Recibo Provisório de Serviços), desde que seja realizada a substituição por uma NFe dentro do prazo estabelecido pela lei.


Atenção: essa exceção não é permitida por todas as prefeituras. Consulte as regras do seu município.


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